入社書類(にゅうしゃしょるい)チェックリスト ガイド
TL: Kapag nagsimula ka ng bagong trabaho sa Japan, karaniwang hihilingin sa'yo ng employer mo na isumite ang set ng documents sa unang ilang araw o linggo. Ang gabay na ito ay isang checklist ng mga document na pinaka-madalas hinihiling, kung ano ang ibig sabihin nito, at kung ano ang dapat i-double-check bago isumite. Ang mga nawawala o maling documents ay posibleng maka-delay sa unang sweldo mo o sa enrollment mo sa social/health insurance, kaya sulit na maghanda nang maaga. Ang eksaktong listahan ay desisyon ng bawat employer — gamitin ito bilang starting checklist, hindi kumpleto o guaranteed na listahan.
やさしい日本語: 日本(にほん)で新(あたら)しい仕事(しごと)を始(はじ)めるとき、会社 (かいしゃ)から入社(にゅうしゃ)の最初(さいしょ)の数日(すうじつ)〜数週間(すうしゅうかん)で いくつかの書類(しょるい)の提出(ていしゅつ)を求(もと)められることが多(おお)いです。この ガイドは、よく求(もと)められる書類(しょるい)の「チェックリスト」です。書類(しょるい)が 足(た)りないと、給料(きゅうりょう)の支払(しはら)いや、社会保険(しゃかいほけん)の手続(てつづ)き が遅(おく)れることがあります。必要(ひつよう)な書類(しょるい)は会社(かいしゃ)ごとに違(ちが)う ので、必(かなら)ずあなたの会社(かいしゃ)の総務(そうむ)・人事(じんじ)に確認(かくにん)して ください。
Kumpirmahin: job title/duties, work location, sweldo, working hours, contract period (fixed-term o indefinite), probation period (試用期間). Panatilihin ang sarili mong signed copy
Katulad ng employment contract; legal na obligado ang kumpanya na bigyan ka ng nakasulat na working conditions. I-compare ito sa napag-usapan sa interview
Kailangan ito ng employer mo para kumpirmahin na pinapayagan kang magtrabaho sa kasalukuyang 在留資格 (visa status) mo at para makumpleto ang mga kinakailangang notification
Kailangan ang Basic Pension Number mo para ma-enroll ka sa 厚生年金 (Employee Pension). Ang bagong pag-isyu ng physical 年金手帳 booklet ay itinigil noong April 2022 — mula noon, ang mga unang beses mag-enroll ay tumatanggap na lang ng "基礎年金番号通知書" (Basic Pension Number notification) bilang patunay ng numero nila. Kung mayroon kang lumang 年金手帳 na inisyu bago ang petsang iyon, valid pa rin ito at puwede mo pa itong gamitin; kung wala kang alinman sa dalawang document, magtanong sa HR ng kumpanya mo o sa 年金事務所 (Japan Pension Service office) para hanapin ang numero mo sa halip na manghula
Kailangan para sa tax at social insurance procedures. Kung paano gustong isumite ng kumpanya mo ito (kopya ng card, notification form, dedicated online system, atbp.) at kung paano nila ito i-se-secure ay desisyon ng bawat kumpanya — kumpirmahin sa HR.
Kung nagtrabaho ka na dati sa Japan, posibleng mayroon ka na nito mula sa dating employer — tanungin ang dating employer mo o i-check ang lumang papeles. Kung ito ang unang trabaho mo sa Japan, ang bagong employer mo ang mag-i-isyu nito
Kakailanganin mo ng Japanese bank account (tingnan ang D2 bank account guide). I-double-check ang branch name, account type, at account number na isinulat mo — ang pagkakamali ay puwedeng maka-delay sa unang sweldo mo
Karaniwang isinusumite sa oras ng pagsali at muli tuwing November para sa 年末調整. Tingnan ang D1 guide sa series na ito para sa detalye, lalo na kung may dependents kang nakatira sa ibang bansa
Kung nagtrabaho ka sa ibang lugar sa Japan sa parehong calendar year na ito, posibleng kailanganin ito ng bagong employer mo para sa year-end tax adjustment. Hilingin ito sa dating employer mo pagkaalis mo doon
Minsan hinihiling para kumpirmahin ang eligibility para sa certain 在留資格 (hal. 技術・人文知識・国際業務). Kung kailangan ba ng original, certified copy, o Japanese translation ay desisyon ng bawat employer/kaso — magtanong sa HR bago mag-assume na sapat na ang photocopy
May ilang employer na humihiling ng recent health check-up result bago o pagkatapos mag-join. Kung tatanggapin ba nila ang isa mula sa home country mo o kailangan ang format ng Japanese clinic ay desisyon ng bawat employer — magtanong bago magpagawa ng isa
Ginagamit para kalkulahin at i-reimburse ang commuting costs mo; isulat ang aktwal na ruta at pamasahe mo. Ang reimbursement rules (hal. maximum amount, gaano kadalas binabayaran) ay itinatakda ng regulations ng bawat kumpanya — kumpirmahin sa HR
I-check na ang job duties, sweldo, working hours, at contract type ay tumutugma sa napag-usapan nang verbal. Kung may kaibahan sa sinabi sa'yo, magtanong bago pumirma. Panatilihin ang kopya para sa sarili mo.
Para sa work visas (tulad ng 技術・人文知識・国際業務), ang Immigration Services Agency (出入国在留管理庁) ay umaasang ang aktwal na job duties mo ay consistent sa pinapayagang 在留資格 mo — parehong ang education/work history mo AT ang content ng bagong trabaho ay sinusuri kontra sa isa't isa. Kung ang duties ng bagong trabaho mo ay mukhang malayo sa visa category mo (halimbawa pagkatapos ng job change), puwede kang mag-apply para sa 就労資格証明書 (Certificate of Authorized Employment) mula sa Immigration para kumpirmahin nila nang maaga na ang bagong trabaho ay saklaw ng status mo. Tanungin ang employer mo o ang 行政書士 kung sulit ito para sa specific na kaso mo.
Kung hindi mo mahanap ang Basic Pension Number mo o dating pension records, huwag manghula — magtanong sa HR ng bagong employer mo, o i-check sa 年金事務所 (Japan Pension Service office). Ang missing pension enrollment ay posibleng makaapekto sa future benefits mo.
Kung plano mong i-list ang mga family member na nakatira sa labas ng Japan sa 扶養控除等申告書 mo, hinihingi ng tax office ang dalawang kategorya ng proof para sa bawat dependent: (1) 親族関係書類 na nagpapatunay ng relasyon (hal. kopya ng passport nila, o government-issued na document na nagpapakita ng pangalan/petsa ng kapanganakan/address kasama ang sa'yo), at (2) 送金関係書類 na nagpapatunay na aktwal kang nagpadala ng pera sa kanila para sustentuhan sila (hal. bank remittance receipt o credit card statement para sa family card) — kadalasang kailangan mo ang pareho, kada dependent, at ang pag-kolekta ng mga ito mula sa home country mo ay posibleng tumagal, kaya magsimula nang maaga. Tingnan ang D1 guide para sa detalye.
Bago ibigay ang originals o kopya ng 在留カード, contracts, o certificates mo, panatilihin ang sarili mong kopya (litrato o scan) sakaling may mawala o may dispute sa hinaharap.
Nag-iiba ang mga kinakailangang document depende sa kumpanya, industriya, at uri ng visa, at eksaktong kung anong documents ang kinakailangan ay desisyon ng bawat employer nang mag-isa. Kung may item sa checklist na ito na hindi applicable sa'yo, o kung may hiningi ang kumpanya mo na wala sa listahan, kumpirmahin direkta sa 総務・人事 (general affairs/HR) ng kumpanya mo sa halip na manghula.
*Ibinigay nang libre ng Japan Paperwork. Hindi legal o tax advice. Para sa indibidwal na tanong tungkol sa visa, tax, o employment, kumonsulta sa HR/general affairs department ng kumpanya mo, lisensyadong 社会保険労務士 (labor/social insurance specialist), 税理士 (tax accountant), o 行政書士 (immigration specialist). / 個別の労務・税務・在留資格の相談は勤務先の総務・人事、社会保険労務士・税理士・行政書士 (専門家)へ。*
Pagbabago sa visa rules, tax deadlines, perang makukuha mo — sa wika mo, linggo-linggo.
Sumali sa waitlist (libre)Sabihin sa amin — gagawa kami ng libreng gabay. Puwedeng anonymous.