入社書類(にゅうしゃしょるい)チェックリスト ガイド
ID: Saat Anda memulai pekerjaan baru di Jepang, perusahaan Anda biasanya akan meminta Anda menyerahkan sejumlah dokumen dalam beberapa hari atau minggu pertama. Panduan ini adalah daftar periksa dokumen yang paling umum diminta, artinya, dan apa yang perlu diperiksa ulang sebelum menyerahkannya. Dokumen yang hilang atau salah dapat menunda gaji pertama Anda atau pendaftaran Anda ke asuransi sosial/kesehatan, jadi ada baiknya mempersiapkannya lebih awal. Daftar pastinya ditentukan oleh masing-masing perusahaan — gunakan ini sebagai daftar periksa awal, bukan daftar yang lengkap atau terjamin.
やさしい日本語: 日本(にほん)で新(あたら)しい仕事(しごと)を始(はじ)めるとき、会社 (かいしゃ)から入社(にゅうしゃ)の最初(さいしょ)の数日(すうじつ)〜数週間(すうしゅうかん)で いくつかの書類(しょるい)の提出(ていしゅつ)を求(もと)められることが多(おお)いです。この ガイドは、よく求(もと)められる書類(しょるい)の「チェックリスト」です。書類(しょるい)が 足(た)りないと、給料(きゅうりょう)の支払(しはら)いや、社会保険(しゃかいほけん)の手続(てつづ)き が遅(おく)れることがあります。必要(ひつよう)な書類(しょるい)は会社(かいしゃ)ごとに違(ちが)う ので、必(かなら)ずあなたの会社(かいしゃ)の総務(そうむ)・人事(じんじ)に確認(かくにん)して ください。
Konfirmasikan: jabatan/tugas, lokasi kerja, gaji, jam kerja, masa kontrak (jangka waktu tetap atau tanpa batas), masa percobaan (試用期間). Simpan salinan yang sudah ditandatangani untuk diri Anda sendiri
Mirip dengan kontrak kerja; perusahaan secara hukum wajib memberi Anda kondisi kerja secara tertulis. Bandingkan dengan apa yang dibahas saat wawancara
Perusahaan Anda memerlukan ini untuk mengonfirmasi Anda diizinkan bekerja sesuai 在留資格 (status visa) Anda saat ini dan untuk melengkapi pemberitahuan yang diperlukan
Nomor Pensiun Dasar Anda diperlukan untuk mendaftarkan Anda ke 厚生年金 (Pensiun Karyawan). Penerbitan baru buku fisik 年金手帳 dihentikan pada April 2022 — sejak itu, pendaftar pertama kali menerima "基礎年金番号通知書" (pemberitahuan Nomor Pensiun Dasar) sebagai bukti nomor mereka. Jika Anda memiliki 年金手帳 lama yang diterbitkan sebelum tanggal tersebut, itu tetap berlaku dan dapat terus digunakan; jika Anda tidak memiliki salah satu dokumen tersebut, tanyakan ke bagian HR perusahaan Anda atau 年金事務所 (kantor Layanan Pensiun Jepang) untuk mencari nomor Anda, jangan menebak
Diperlukan untuk prosedur pajak dan asuransi sosial. Bagaimana perusahaan Anda ingin Anda menyerahkannya (salinan kartu, formulir pemberitahuan, sistem online khusus, dll.) dan bagaimana mereka akan menyimpannya dengan aman ditentukan oleh masing-masing perusahaan — konfirmasikan dengan HR.
Jika Anda pernah bekerja di Jepang sebelumnya, Anda mungkin sudah memiliki ini dari perusahaan sebelumnya — tanyakan ke perusahaan sebelumnya atau periksa dokumen lama. Jika ini pekerjaan pertama Anda di Jepang, perusahaan baru Anda akan menerbitkannya
Anda memerlukan rekening bank Jepang (lihat panduan rekening bank D2). Periksa kembali nama cabang, jenis rekening, dan nomor rekening yang Anda tuliskan — kesalahan dapat menunda gaji pertama Anda
Biasanya diserahkan sekitar waktu bergabung dan lagi setiap bulan November untuk 年末調整. Lihat panduan D1 dalam seri ini untuk detailnya, terutama jika Anda memiliki tanggungan yang tinggal di luar negeri
Jika Anda bekerja di tempat lain di Jepang pada tahun kalender yang sama, perusahaan baru Anda mungkin memerlukan ini untuk penyesuaian pajak akhir tahun. Mintalah ini dari perusahaan sebelumnya saat Anda keluar dari pekerjaan tersebut
Terkadang diminta untuk mengonfirmasi kelayakan untuk 在留資格 tertentu (misalnya 技術・人文知識・国際業務). Apakah dokumen asli, salinan resmi, atau terjemahan bahasa Jepang yang diperlukan ditentukan oleh masing-masing perusahaan/kasus — tanyakan ke HR sebelum berasumsi fotokopi sudah cukup
Beberapa perusahaan mensyaratkan hasil pemeriksaan kesehatan terbaru sebelum atau segera setelah bergabung. Apakah mereka menerima hasil dari negara asal Anda atau mensyaratkan format klinik Jepang ditentukan oleh masing-masing perusahaan — tanyakan dulu sebelum melakukan pemeriksaan
Digunakan untuk menghitung dan mengganti biaya perjalanan Anda; tuliskan rute dan tarif sebenarnya. Aturan penggantian (misalnya jumlah maksimum, seberapa sering dibayarkan) ditetapkan oleh peraturan masing-masing perusahaan — konfirmasikan dengan HR
Periksa apakah tugas pekerjaan, gaji, jam kerja, dan jenis kontrak sesuai dengan yang disepakati secara lisan. Jika ada yang berbeda dari apa yang diberitahukan kepada Anda, tanyakan sebelum menandatangani. Simpan salinan untuk diri Anda sendiri.
Untuk visa kerja (seperti 技術・人文知識・国際業務), Badan Layanan Imigrasi (出入国在留管理庁) mengharapkan tugas pekerjaan Anda yang sebenarnya konsisten dengan 在留資格 yang diizinkan — baik riwayat pendidikan/kerja Anda MAUPUN isi pekerjaan baru diperiksa satu sama lain. Jika tugas pekerjaan baru Anda tampak sangat berbeda dari kategori visa Anda (misalnya setelah pindah kerja), Anda dapat mengajukan 就労資格証明書 (Sertifikat Izin Kerja) dari Imigrasi agar mereka mengonfirmasi terlebih dahulu bahwa pekerjaan baru tersebut tercakup dalam status Anda. Tanyakan ke perusahaan Anda atau 行政書士 apakah ini layak dilakukan untuk kasus spesifik Anda.
Jika Anda tidak dapat menemukan Nomor Pensiun Dasar atau catatan pensiun sebelumnya, jangan menebak — tanyakan ke HR perusahaan baru Anda, atau periksa dengan 年金事務所 (kantor Layanan Pensiun Jepang). Pendaftaran pensiun yang hilang dapat memengaruhi tunjangan Anda di masa depan.
Jika Anda berencana mencantumkan anggota keluarga yang tinggal di luar Jepang pada 扶養控除等申告書 Anda, kantor pajak memerlukan dua kategori bukti untuk setiap tanggungan: (1) 親族関係書類 yang membuktikan hubungan keluarga (misalnya salinan paspor mereka, atau dokumen resmi pemerintah yang menunjukkan nama/tanggal lahir/alamat bersama dengan Anda), dan (2) 送金関係書類 yang membuktikan Anda benar-benar mengirim uang untuk mendukung mereka (misalnya tanda terima transfer bank atau laporan kartu kredit untuk kartu keluarga) — Anda umumnya memerlukan keduanya, untuk setiap tanggungan, dan mengumpulkannya dari negara asal Anda dapat memakan waktu, jadi mulailah lebih awal. Lihat panduan D1 untuk detailnya.
Sebelum menyerahkan dokumen asli atau salinan 在留カード, kontrak, atau sertifikat Anda, simpan salinan Anda sendiri (foto atau hasil pindai) untuk berjaga-jaga jika ada yang hilang atau terjadi sengketa di kemudian hari.
Dokumen yang diperlukan berbeda tergantung perusahaan, industri, dan jenis visa, dan dokumen mana yang benar-benar diperlukan adalah keputusan yang dibuat oleh masing-masing perusahaan sendiri. Jika ada yang tidak berlaku untuk Anda dalam daftar periksa ini, atau jika perusahaan Anda meminta sesuatu yang tidak tercantum di sini, konfirmasikan langsung dengan 総務・人事 (bagian umum/HR) perusahaan Anda daripada menebak-nebak.
*Disediakan gratis oleh Japan Paperwork. Bukan nasihat hukum atau pajak. Untuk pertanyaan individual mengenai visa, pajak, atau pekerjaan, konsultasikan dengan bagian HR/umum perusahaan Anda, 社会保険労務士 (spesialis tenaga kerja/asuransi sosial), 税理士 (akuntan pajak), atau 行政書士 (spesialis imigrasi) yang berlisensi. / 個別の労務・税務・在留資格の相談は勤務先の総務・人事、社会保険労務士・税理士・行政書士 (専門家)へ。*
Perubahan aturan visa, tenggat pajak, uang yang bisa Anda klaim — dalam bahasa Anda, setiap minggu.
Gabung daftar tunggu (gratis)Beri tahu kami — kami akan membuat panduan gratis. Boleh anonim.