入社書類(にゅうしゃしょるい)チェックリスト ガイド
VI: Khi bắt đầu công việc mới tại Nhật Bản, công ty thường yêu cầu bạn nộp một loạt giấy tờ trong những ngày hoặc tuần đầu tiên. Hướng dẫn này là một danh sách kiểm tra các giấy tờ thường được yêu cầu nhất, ý nghĩa của chúng, và những điều cần kiểm tra kỹ trước khi nộp. Giấy tờ thiếu hoặc sai có thể làm chậm kỳ lương đầu tiên hoặc việc đăng ký bảo hiểm xã hội/y tế của bạn, vì vậy nên chuẩn bị sớm. Danh sách chính xác do từng công ty quyết định — hãy dùng đây làm danh sách kiểm tra khởi đầu, không phải danh sách đầy đủ hay được đảm bảo.
やさしい日本語: 日本(にほん)で新(あたら)しい仕事(しごと)を始(はじ)めるとき、会社 (かいしゃ)から入社(にゅうしゃ)の最初(さいしょ)の数日(すうじつ)〜数週間(すうしゅうかん)で いくつかの書類(しょるい)の提出(ていしゅつ)を求(もと)められることが多(おお)いです。この ガイドは、よく求(もと)められる書類(しょるい)の「チェックリスト」です。書類(しょるい)が 足(た)りないと、給料(きゅうりょう)の支払(しはら)いや、社会保険(しゃかいほけん)の手続(てつづ)き が遅(おく)れることがあります。必要(ひつよう)な書類(しょるい)は会社(かいしゃ)ごとに違(ちが)う ので、必(かなら)ずあなたの会社(かいしゃ)の総務(そうむ)・人事(じんじ)に確認(かくにん)して ください。
Xác nhận: chức danh/nội dung công việc, địa điểm làm việc, mức lương, giờ làm việc, thời hạn hợp đồng (có thời hạn hay vô thời hạn), thời gian thử việc (試用期間). Giữ lại bản đã ký của riêng bạn
Tương tự hợp đồng lao động; công ty có nghĩa vụ pháp lý phải cung cấp điều kiện lao động bằng văn bản cho bạn. So sánh với những gì đã trao đổi trong buổi phỏng vấn
Công ty cần bản này để xác nhận bạn được phép làm việc theo 在留資格 (tư cách lưu trú) hiện tại và để hoàn tất các thủ tục thông báo bắt buộc
Số lương hưu cơ bản của bạn cần thiết để đăng ký vào 厚生年金 (Bảo hiểm hưu trí phúc lợi nhân viên). Việc cấp mới sổ 年金手帳 vật lý đã bị ngừng từ tháng 4 năm 2022 — kể từ đó, người đăng ký lần đầu sẽ nhận được "基礎年金番号通知書" (Thông báo số lương hưu cơ bản) thay thế làm bằng chứng cho số của họ. Nếu bạn có 年金手帳 cũ được cấp trước ngày đó, nó vẫn còn hiệu lực và bạn có thể tiếp tục sử dụng; nếu bạn không có cả hai giấy tờ này, hãy nhờ bộ phận nhân sự công ty hoặc 年金事務所 (Văn phòng Cơ quan Bảo hiểm Hưu trí Nhật Bản) tra cứu số của bạn thay vì đoán
Cần thiết cho các thủ tục thuế và bảo hiểm xã hội. Cách công ty muốn bạn nộp (bản sao thẻ, mẫu thông báo, hệ thống trực tuyến chuyên dụng, v.v.) và cách họ lưu trữ an toàn do từng công ty quyết định — hãy xác nhận với bộ phận nhân sự.
Nếu bạn đã từng làm việc ở Nhật Bản trước đây, có thể bạn đã có thẻ này từ chủ sử dụng lao động trước — hãy hỏi công ty cũ hoặc kiểm tra giấy tờ cũ. Nếu đây là công việc đầu tiên của bạn tại Nhật Bản, công ty mới sẽ cấp cho bạn
Bạn sẽ cần một tài khoản ngân hàng Nhật Bản (xem hướng dẫn mở tài khoản ngân hàng D2). Hãy kiểm tra kỹ tên chi nhánh, loại tài khoản, và số tài khoản bạn ghi — sai sót có thể làm chậm kỳ lương đầu tiên
Thường nộp khi vào công ty và lại mỗi tháng 11 cho 年末調整 (điều chỉnh thuế cuối năm). Xem hướng dẫn D1 trong loạt bài này để biết chi tiết, đặc biệt nếu bạn có người phụ thuộc sống ở nước ngoài
Nếu bạn đã làm việc ở nơi khác tại Nhật Bản trong cùng năm dương lịch này, công ty mới có thể cần giấy này cho việc điều chỉnh thuế cuối năm. Hãy yêu cầu từ chủ sử dụng lao động cũ khi bạn rời công việc đó
Đôi khi được yêu cầu để xác nhận đủ điều kiện cho một số 在留資格 nhất định (ví dụ: 技術・人文知識・国際業務). Việc cần bản gốc, bản sao có chứng thực, hay bản dịch tiếng Nhật do từng công ty/trường hợp quyết định — hãy hỏi bộ phận nhân sự trước khi cho rằng bản photocopy là đủ
Một số công ty yêu cầu kết quả khám sức khỏe gần đây trước hoặc ngay sau khi vào làm. Việc họ chấp nhận kết quả từ nước bạn hay yêu cầu theo mẫu của phòng khám Nhật Bản do từng công ty quyết định — hãy hỏi trước khi đi khám
Dùng để tính toán và hoàn trả chi phí đi làm của bạn; hãy ghi đúng tuyến đường và giá vé thực tế. Quy định hoàn trả (ví dụ: số tiền tối đa, tần suất chi trả) do quy chế của từng công ty quy định — hãy xác nhận với bộ phận nhân sự
Kiểm tra xem nội dung công việc, mức lương, giờ làm việc, và loại hợp đồng có khớp với những gì bạn đã đồng ý bằng lời hay không. Nếu có điều gì khác với những gì bạn được thông báo, hãy hỏi trước khi ký. Giữ lại một bản cho riêng mình.
Đối với visa lao động (như 技術・人文知識・国際業務), Cục quản lý xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁) yêu cầu nội dung công việc thực tế của bạn phải nhất quán với 在留資格 được phép — cả trình độ học vấn/kinh nghiệm làm việc VÀ nội dung công việc mới đều được đối chiếu với nhau. Nếu nội dung công việc mới của bạn có vẻ rất khác so với loại visa của bạn (ví dụ sau khi đổi việc), bạn có thể xin 就労資格証明書 (Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc) từ Cục quản lý xuất nhập cảnh để họ xác nhận trước rằng công việc mới nằm trong phạm vi tư cách lưu trú của bạn. Hãy hỏi công ty hoặc một 行政書士 xem việc này có đáng làm cho trường hợp cụ thể của bạn hay không.
Nếu bạn không tìm thấy Số lương hưu cơ bản hoặc hồ sơ lương hưu trước đây, đừng đoán — hãy hỏi bộ phận nhân sự công ty mới, hoặc kiểm tra với 年金事務所 (Văn phòng Cơ quan Bảo hiểm Hưu trí Nhật Bản). Việc thiếu đăng ký lương hưu có thể ảnh hưởng đến quyền lợi trong tương lai của bạn.
Nếu bạn dự định khai các thành viên gia đình sống ngoài Nhật Bản trên 扶養控除等申告書, cơ quan thuế yêu cầu hai loại bằng chứng cho mỗi người phụ thuộc: (1) 親族関係書類 chứng minh quan hệ họ hàng (ví dụ: bản sao hộ chiếu của họ, hoặc giấy tờ do chính phủ cấp thể hiện tên/ngày sinh/địa chỉ cùng với của bạn), và (2) 送金関係書類 chứng minh bạn thực sự đã gửi tiền hỗ trợ họ (ví dụ: biên lai chuyển khoản ngân hàng hoặc sao kê thẻ tín dụng cho thẻ phụ) — nhìn chung bạn cần cả hai, cho mỗi người phụ thuộc, và việc thu thập từ nước bạn có thể mất thời gian, vì vậy hãy bắt đầu sớm. Xem hướng dẫn D1 để biết chi tiết.
Trước khi giao bản gốc hoặc bản sao 在留カード, hợp đồng, hoặc giấy chứng nhận của bạn, hãy giữ lại bản sao của riêng mình (ảnh chụp hoặc bản scan) phòng khi bị thất lạc hoặc phát sinh tranh chấp sau này.
Giấy tờ cần thiết khác nhau tùy công ty, ngành nghề, và loại visa, và việc chính xác giấy tờ nào là bắt buộc là quyết định riêng của từng công ty. Nếu điều gì trong danh sách này không áp dụng với bạn, hoặc nếu công ty yêu cầu thứ gì đó không có trong danh sách, hãy xác nhận trực tiếp với bộ phận 総務・人事 (tổng vụ/nhân sự) của công ty thay vì đoán.
*Cung cấp miễn phí bởi Japan Paperwork. Không phải tư vấn pháp lý hay thuế vụ. Với các câu hỏi cá nhân về visa, thuế vụ, hoặc việc làm, hãy liên hệ bộ phận nhân sự/tổng vụ của công ty bạn, một 社会保険労務士 (chuyên gia lao động/bảo hiểm xã hội), 税理士 (kế toán thuế), hoặc 行政書士 (chuyên gia tư vấn thủ tục nhập cư) có chứng chỉ. / Provided free by Japan Paperwork. Not legal or tax advice. For individual visa, tax, or employment questions, consult your company's HR/general affairs department, a licensed 社会保険労務士 (labor/social insurance specialist), 税理士 (tax accountant), or 行政書士 (immigration specialist). / 個別の労務・税務・在留資格の相談は勤務先の総務・人事、社会保険労務士・税理士・行政書士 (専門家)へ。*
Thay đổi quy định visa, hạn nộp thuế, tiền bạn có thể nhận — bằng tiếng Việt, mỗi tuần.
Đăng ký danh sách chờ (miễn phí)Hãy cho chúng tôi biết — chúng tôi sẽ làm hướng dẫn miễn phí. Ẩn danh cũng được.